「その数字、
どこから出したの？」に
全部答えます。

1・2　サブスクの棚卸しと年払い　── 増える費用 0円

法人カードと銀行の引落明細を12か月分いただいて、毎月出ていくものを全部並べます。そのうえで1件ずつ「これは誰が使っていますか」と確認します。前の担当者が契約したまま誰も知らないもの、退職者のアカウントが残っているもの、同じことができるツールが2つあるもの。だいたい出てきます。

残すと決めたものは、年払いに切り替えられないか確認します。多くのサービスは年払いで10〜20%安くなります。ただし途中解約で返金されないので、続けるか怪しいものは月払いのままにします。

3　紙をやめる　── 増える費用 0〜1万円/月

まず自社が「送る側」の書類から電子に切り替えます。請求書のPDFメール送付は、相手の同意が要らないことも多く、専用ツールなしで始められます。保管も、すでに使っているGoogle DriveやDropboxで足ります。

契約書の電子化（クラウドサイン等、月1万円前後）は契約が月数件しかないなら入れないほうが安いので、枚数を数えてから判断します。取引先への案内文はこちらで用意します。

4　顧問料の見直し　── 増える費用 0円

顧問契約書と、実際に受けているサービスを突き合わせます。訪問回数、記帳代行の有無、決算料の内訳。使っていないサービスが含まれていないかを確認して、「この業務範囲なら相場はいくら」という1枚を作ります。

先生と話すのは御社です。こちらは同席しません。資料を作るところまでが仕事です。

5　請求書・領収書のAI処理　── 増える費用 3千〜1万円/月

まず、いま使っている会計ソフトを確認します。freee会計かマネーフォワードをお使いなら、AI-OCRと自動仕訳がすでにプランに含まれています。機能を知らずに使っていない会社がかなり多く、その場合は追加費用ゼロで始められます。

含まれていない場合は、月の処理枚数から選びます。月100枚程度なら従量課金型（1枚50円前後＝月5,000円）が最安です。請求書の受け取り口を専用メールに一本化し、取引先ごとの勘定科目ルールを初期設定します。ここが一番手間で、5〜10時間かかります。

切り替えは一気にやりません。1か月は手入力と並走して精度を確かめてからにします。読み取り精度は100%にはならないので、確認する人は必ず残ります。だから削減率を35%に抑えています。

6　複合機・OA機器　── 増える費用 0円

リース契約書の契約期間と更新月を必ず確認します。途中解約には高額な違約金がかかるので、更新月まで動かないのが基本です。「いま解約しましょう」とは言いません。

やることは、カウンター料金の単価確認と、直近12か月の印刷枚数の把握。施策3で印刷が減っていれば、その分がそのまま下がります。更新の3か月前から、台数・機種・プランの見直しと相見積もりに入ります。

7　問い合わせの一次対応　── やらない判断もあります

正直に言うと、ここは難易度が高く、業種によっては効きません。高齢の患者さんが多いクリニックで電話を自動化すると、逆効果になることがあります。

まず、すでに入っている予約システムがどこまで使われているかを見ます。Webサイトによくある質問を載せるだけで電話が減ることもあり、これは費用がかかりません。診断で出る30%という数字を、そのままお約束はしません。

はじめに　── コストの棚卸しとベースライン確定

請求書と契約の一覧を見せていただき、バックオフィスにいくら払っているかを1枚にまとめます。この金額が、あとで「いくら減ったか」を測る基準になります。「思ったより高かった」も「意外と適正だった」も、数字を見ないと分かりません。

1か月目　── 効くところから1つ実装

削減額が大きい順に手をつけます。設定と移行はこちらでやります。現場にお願いするのは「いつも通りやってみて、使いにくいところを言う」ことだけです。

2か月目〜　── 効果を数字で確認して、次へ

実際にいくら減ったかを毎月報告します。減っていなければ理由を説明します。続けるかどうかは、その数字を見てから決めてください。