全部でなくて、いいんです。
用意していただくもの
「無料と言われても、こちらが資料を集める時間があるなら無料ではない」。まったくそのとおりだと思います。なので、そちらにお願いする作業を、あらかじめ全部書いておきます。これ以上のことはお願いしません。
書類を集める 約20分
最初のヒアリング（オンラインまたは対面） 約20分
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合計 約40分
このあと分析にはこちらで数日いただきますが、その間そちらの手は空いています。結果をお返しするときに、もう一度20分ほどお時間をいただきます。
その1
毎月お金が出ていっているもののうち、契約書が手元にあるものだけで構いません。探して出てこないものは、無いままで大丈夫です。
複合機・コピー機のリース契約書／固定電話・インターネット回線の契約書／業務システムの利用規約と申込書／警備・清掃・保守の契約書／税理士や社労士との顧問契約書
スキャンしなくて大丈夫です。スマートフォンで撮った写真で読めれば十分です。ページ数が多いものは、金額・期間・解約条件が書いてあるページだけでも構いません。
いちばん見たいのは、「今解約したらいくらかかるか」が書いてある部分です。毎月の金額は請求書を見れば分かりますが、これは契約書にしか書いていません。ここを知らないまま見直しを始めると、たいてい途中で止まります。
その2
1か月分ではなく12か月分を並べたいのは、金額そのものより「変化」を見たいからです。ある月から急に上がっている、キャンペーンが終わって元の価格に戻っている、使っていない回線の基本料金だけがずっと乗っている。こういうものは1か月だけ見ても見つかりません。
freee なら「レポート → 収益費用レポート」、マネーフォワード クラウドなら「会計帳簿 → 推移表」で、勘定科目ごとの月次推移が出せます。CSVでもPDFでも、画面の写真でも構いません。
通帳やカード明細の該当箇所、もしくは請求書の束の写真で構いません。全部そろっていなくても、分かるところから始められます。
「勘定科目ごとの月次推移表を12か月分ください」で伝わります。多くの場合、数分で出してもらえる資料です。
その3
正式な書類でなくて構いません。思い出せる範囲のメモで十分です。「複合機は◯◯リース、電話は◯◯、会計ソフトは◯◯」という程度で始められます。
むしろ、ここで「あれ、これ何だっけ」というものが出てくることのほうが多いです。思い出せない支払いは、たいてい見直しの余地があります。
書類の扱い
原本をお預かりすることはありません。紛失や返却漏れが起きようがない形にしています。
データを渡すことに抵抗がある場合は、お伺いして紙のまま拝見し、必要な数字だけを控えてその場でお返しする形でも構いません。お預けいただかなくても進められます。
お預かりしたデータは、提案書をお渡ししてから30日以内に削除し、削除した旨をメールでご連絡します。
カルテ、患者名簿、顧客リスト、従業員の個人データの類は、お預かりしませんし拝見もしません。必要がないからです。混ざっていた場合は、その場で削除してご連絡します。
分析のやり方
お預かりした契約書と請求額の整理には、生成AIを使います。隠して使うようなことはしないので、先に書いておきます。
入力したデータが提供元の学習・モデルの訓練に利用されない設定・契約であることを確認できるサービスに限って使います。使用するサービス名は、契約書に具体名で記載します。
金額と契約条件が分かれば分析はできるので、御社を直接特定できる記載は事前に削ります。
AIに任せるのは洗い出しまでです。何を残して何を切るかは、中の事情をご存じの方が決めます。その回線が実は予約システムに使われている、といったことをAIは知らないからです。
お知らせなしに預け先が変わることはありません。
書類のひな形
「話を聞いてから契約書が出てくる」順番だと、断りにくくなります。なので先に全文を置いておきます。読んでから決めてください。御社の書式に差し替えていただいても構いません。
お預かりする情報の範囲、書類の扱い、30日以内の削除、生成AIを使うことへの同意、個人情報を受け取らないこと。診断だけをご希望の場合は、事例利用の条文を削除して締結できます。
1社目を料率0%でお受けする場合の契約書です。業務の範囲、やらないこと、事例として掲載できる情報の粒度、賠償責任の上限まで書いてあります。削減額の算定方法も別紙としてつけています。
どちらもそのままテキストで開けます。印刷して、顧問の先生に見ていただいても構いません。内容についてのご指摘は歓迎します。
お問い合わせ
いま、1社目を無料でやらせていただける方を探しています。実績がまだ1件もないので、この手順が実際の事業で通用するかを一度確かめたいからです。条件は料金のページに書いてあります。